Cyfryzacja odgrywa coraz bardziej istotną rolę w przedsiębiorstwach. Nowe technologie usprawniają pracę księgowych, pozwalając im nawet przewidzieć wyzwania księgowe na podstawie zebranych danych. Sprawia to, że korzystanie ze specjalistycznych i nowoczesnych rozwiązań księgowych, jest coraz bardziej niezbędne w prowadzeniu firmy rachunkowej.
Elektroniczna archiwizacja dokumentów księgowych
Archiwizowanie dokumentów księgowych za pomocą dostępnych programów jest podstawą skutecznego wprowadzenia cyfryzacji w firmie rachunkowej. Dlaczego? W dużym przedsiębiorstwie bardzo łatwo można pogubić się w ilości dokumentów, a dowód księgowy stanowi przecież punkt wyjścia dla każdego księgowego i księgowej. Nie można również zapominać o określonym w prawie obowiązku przechowywania informacji księgowej.
Nowoczesna archiwizacja to nie tylko skanowanie dokumentów księgowych i przechowanie ich w odpowiednim porządku. Program do archiwizacji dokumentów powinien również pozwalać na odpowiednie odnajdywanie dokumentów, nadawanie dostępu określonym osobom oraz na zarządzanie okresami retencji.
Wszystkie te powody sprawiają, że elektroniczna archiwizacja dokumentów księgowych jest nie tylko niezbędna, ale również może znacząco usprawnić pracę.
Najczęstszy problem
Firmy i instytucje publiczne często popełniają duży błąd polegający na tworzeniu wielu systemów archiwizacji do wielu spraw — powoduje to zazwyczaj chaos, złożoność i generuje niepotrzebne ukryte koszty.
Można tego uniknąć w bardzo prosty sposób. Wystarczy zainwestować w program do archiwizacji dokumentów, który będzie odpowiedni dla wielu rodzajów zadań. Takie programy są zazwyczaj droższe, a wdrażanie ich wiąże się z większym wysiłkiem, jednak jest ono zazwyczaj opłacalne.
Warto jest więc poświęcić czas na zdobycie wiedzy o programach do księgowania. Można również skorzystać z know-how firm konsultingowych, które zidentyfikują problemy i zaproponują ich rozwiązania.
Czy firmy w Polsce są gotowe na cyfryzację?
Jak wynika z raportu “Robot w służbie księgowości” z 2018 roku przygotowanego przez firmę EY, 67% ankietowanych jest przekonanych, że nowe technologie będą odgrywały coraz większą rolę w firmach zajmujących się rachunkowością. Jednocześnie, mniej niż jedna dziesiąta badanych planowała zmiany w formie księgowości w swoich firmach.
Oznacza to, że mimo rosnącej świadomości zmian, w Polskich firmach jest duży opór wprowadzania zmian. Na taką sytuację składa się wiele czynników. Często jednak wynika ona z obawy o utratę miejsc pracy w firmach księgowych oraz o koszt wprowadzenia takich rozwiązań. W końcu na zakupie oprogramowania się nie kończy — należy również przeszkolić pracowników i zapewnić wsparcie działu technicznego.
Jednak takie działania na pewno opłacą się w przyszłości. Nowoczesne programy do księgowości nie zastąpią również ludzi — automatyzacja jedynie przyspiesza wykonanie zadań oraz uwalnia zasoby ludzkie w organizacji, umożliwiając przesunięcie ich do bardziej zaawansowanych zadań.